POLITICA DE RETENTIE (STOCARE) A DATELOR PERSONALE
- Operatorul datelor cu caracter personal
Operatorul datelor cu caracter personal obținute de la UTILIZATORII SITE-ului sau acordate de UTILIZATORI, este:
Societatea Comercială SC. GRUP SAPTE S.A.
WEBSITE: https://feasy.ro/
Adresa sediului social: Cluj – Napoca, str. Ceahlău nr.11, Județul Cluj;
Ne puteți contacta prin:
E-mail: dpo@g7.com.ro
Prin poștă: Cluj – Napoca, str. Ceahlău nr.11, Județul Cluj, cod poștal 400488.
În cadrul prezentei Politici, Operatorul datelor cu caracter personal va fi denumit „FEASY” sau „compania”, care se identifică cu SC. GRUP SAPTE S.A..
- General
Nevoia de a păstra date cu caracter personal variază în funcție de tipul de date care sunt prelucrate în cadrul companiei. Unele date pot fi șterse imediat, iar altele trebuie să fie stocate până în momentul în care utilitatea viitoare a acestora nu mai este o posibilitate. Există cazuri în care datele cu caracter personal sunt stocate pentru o perioadă limitată de timp, termenele de stocare fiind astfel impuse de reglementările legale aflate în vigoare, aplicabile la nivel național sau la nivelul Uniunii Europene.
În alte cazuri, termenele de stocare trebuie să fie stabilite de către fiecare organizație în parte, în funcție de activitatea acesteia, ținând cont de principiile de prelucrare a datelor prevăzute în cadrul Regulamentului UE 679/2016 (cunoscut prin acronimul englezesc „GDPR”) privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date. Deoarece stabilirea de către companie, a termenelor de prelucrare și de retenție a datelor personale poate fi un demers oarecum subiectiv, implementarea unei Politici de retenție este importantă pentru a se asigura că regulile implementate la nivelul companiei privind stocarea datelor sunt aplicate în mod constant în întreaga organizație.
În orice caz, prevederile GDPR și ale Legii nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului General privind Protecția Datelor, vor fi respectate de către FEASY în cadrul activităților de stocare a datelor cu caracter personal prelucrate.
- Politica de stocare
Domeniul de aplicare al prezentei Politici acoperă toate datele companiei, respectiv datele stocate în sistemele informatice ale acesteia, datele furnizate de companie în mass-media, datele închiriate sau provenite din colaborările și parteneriatele contractuale, indiferent de locația (sediul companiei sau punctul de lucru) în care aceste date sunt prelucrate.
Politica de retenție din cadrul FEASY este un instrument care oferă garanția că cerințele GDPR, legile și reglementările relevante din domeniul protecției datelor cu caracter personal sunt respectate. Această Politică, se referă, în principal, la principiul limitării reținerii în timp a datelor cu caracter personal prelucrate și care presupune stocarea acestora numai pentru o perioadă de timp necesară scopurilor pentru care sunt procesate aceste date. Politica de retenție (stocare) a datelor personale este destinată în primul rând ca o resursă favorabilă activității companiei, care va aloca perioade de retenție relevante în toate domeniile de activitate și departamentele companiei, permițând desfășurarea activităților de eliminare/ștergere/anonimizare a adatelor personale într-o manieră consecventă și controlată.
- Solicitări cu privire la Politica de retenție (stocare) a datelor personale
Prezenta Politică este aplicabilă persoanelor fizice în calitate de UTILIZATORI ai FEASY, persoane juridice parteneri ai FEASY în calitate de BENEFICIARI sau ANGAJATORI, dar și reprezentanților partenerilor noștri contractuali, atât în calitate de Operatori de date cu caracter personal în relație cu FEASY sau în calitate de Persoane împuternicite de Operator, conform Regulamentului General privind Protecția Datelor.
Stocăm și prelucrăm datele personale numai în cazurile în care ne-ați furnizat voluntar aceste date, cum ar fi prin înregistrarea în platformă prin completarea informațiilor necesare creării unui PROFIL, completarea unui formular de contact sau prin înscrierea la newsletter-ul companiei.
În măsura în care aveți solicitări sau întrebări legate de perioadele de stocare a datelor dumneavoastră personale în cadrul FEASY, vă rugăm să contactați compania, prin accesarea informațiilor susmenționate.
- Motivele care justifică stocarea pe termen lung a datelor personale la nivelul FEASY
Compania nu își propune să adopte o abordare de genul „salvează totul”. Considerăm că o astfel de regulă nu este practică sau eficientă din punct de vedere al costurilor și al securității datelor, reprezentând o povară excesivă pentru tot personalul companiei și în special pentru departamentul IT care ar gestiona un volum tot mai mare de date. Cu toate acestea, anumite date trebuie să fie păstrate pe termen lung, pentru a proteja interesele societății, pentru a salva dovezi cu privire la prelucrarea sau ștergerea datelor cu caracter personal prelucrate conform legii și a prezentei Politici, dacă FEASY consideră că este necesar, și în general, pentru a ne conforma bunelor practici comerciale.
Unele dintre cele mai importante motive pentru stocarea pe termen lung a datelor în cadrul FEASY, sunt următoarele:
• Arhivarea modului de gestionare a potențialelor reclamații privind calitatea serviciilor noastre sau a modului de prestare a activității de către unii dintre AGENȚII noștri sau ai ANGAJATORILOR parteneri;
• Asigurarea unor justificări sau probe în cazul unor diferende sau a unor situații litigioase;
• Investigarea accidentelor de muncă;
• Anchetă privind producerea unui incident (breșă) de securitate;
• Reglementări legale;
• Siguranța proprietății intelectuale.
- Perioadele de retenție (stocare)
Perioadele de stocare a datelor cu caracter personal sunt specificate în tabelul de mai jos și se aplică pentru toate formatele de înregistrări, adică format hârtie și/sau electronic, cu excepția cazului în care se specifică altfel în prezenta Politică.
| DEPARTAMENT | ACTIVITATE DE PRLEUCRARE | PERIOADA DE RETENȚIE |
| MARKETING | Formulare de înscriere la evenimentele și companiile de activare a membrilor comunității de promiteri sau de participare la cursurile desfășurate în format electronic | 12 luni de la data completării formularului electronic |
| MARKETING | Documente care atestă câștiguri sau premii acordate în baza concursurilor și extragerile la sorți | 10 ani de la data încheierii acestora |
| Informații despre participarea în cadrul unor campanii organizate pe paginile companiei din rețelele de socializare (Facebook, Instangram) | 2 ani de la data finalizării campaniei | |
| RELAȚII CU UTILIZATORII | E-mail primit de la UTILIZATOR pentru comunicarea unor aspecte în legătură cu MISIUNLE sau ACTIVITATILE depuse | Pe întreaga perioadă de existență a PROFILULUI și pentru o perioada de 3 ani după ștergerea sau anonimizarea informațiilor. Perioada este calculată de la data eliminării informațiilor din PROFIL datele sunt stocate atât în format fizic cât și în format electronic, dacă situația nu impune prelungirea stocării informațiilor, caz în care UTILIZATORUL este punctual informat. |
| RELAȚII CU UTILIZATORII | E-mail primit de la UTILIZATOR pentru solicitări legate de activitățile de prelucrare a datelor personale în cadrul FEASY | Pe întreaga perioada de existență a PROFILULUI și pentru o perioada de 3 ani după ștergerea sau anonimizarea informațiilor. Perioada este calculată de la data eliminării informațiilor din PROFIL datele sunt stocate atât în format fizic cât și în format electronic, dacă situația nu impune prelungirea stocării informațiilor, caz în care UTILIZATORUL este punctual informat. |
| RELAȚII CU UTILIZATORII | Baza de date în care stocăm informații despre UTILIZATORII companiei | În general, până la data solicitării ștergerii datelor sau până la data la care am aflat că datele au devenit inactive (spre exemplu ștergerea PROFILULUI in urma unei solicitări sau a neîndeplinirii condițiilor necesare inițierii unei relații cu FEASY, etc.) În mod particular, actualizăm această baza de date ori de câte ori avem sau ni se aduce la cunoștință despre modificări ale acestor date și în orice caz, în fiecare an operăm actualizarea bazei de date și eliminăm prin ștergere sau anonimizare informațiile care nu mai sunt actuale. |
| CONTABILITATE/FINANCIAR | Informații în legătură cu plățile efectuate către UTILIZATORI (AGENTI) | 10 ani de la data efectuării plății în conformitate cu Legislația contabilă |
| RELAȚII DE AFACERI | Contractele încheiate de companie cu diverși furnizori, BENEFICIARI și PARTENERI de afaceri | 10 ani de la data încetării contractului |
| RELAȚII DE AFACERI | Contracte de parteneriat încheiate de FEASY pentru evenimentele comerciale de promovare a serviciilor companiei | 10 ani de la data încetării contractului privind organizarea campaniei de promovare. |
| RELAȚII DE AFACERI | Cărțile de vizită colectate în cadrul întâlnirilor de afaceri | 1 an de la data ultimului contact |
| RELAȚII DE AFACERI (B2B) | Date personale, precum: numele, funcția și datele de contact ale reprezentanților BENEFICIARILOR, PARTENERILOR sau a altor furnizori cu care colaborăm | Până la data solicitării ștergerii datelor sau până la data la care am aflat că datele au devenit inactive |
Pentru informații cu privire la termenele de stocare ale unor activități de prelucrare a datelor personale realizate în cadrul FEASY, care nu se regăsesc specificate în prezenta Politică, vă rugăm să transmiteți solicitările voastre pe adresa de e-mail dpo@g7.com.ro sau prin accesarea celorlalte mijloace de comunicare puse la dispoziție în cadrul art. 1 și având în vedere condițiile stipulate în cadrul art. 4.
- Planul de retenție
Tabelul care conține perioadele recomandate de păstrare în evidențele FEASY (sisteme sau arhive fizice) a datelor cu caracter personal ale UTILIZATORILOR, este furnizat pentru fiecare domeniu de activitate relevant. Perioada de stocare se aplică în mod implicit tuturor înregistrărilor din categoria respectivă și va fi respectată ori de câte ori este posibil, deși admitem că pot exista circumstanțe excepționale care necesită păstrarea documentelor fie pentru perioade mai scurte, fie mai lungi. În cazul în care înregistrările sau documentele individuale necesită o perioadă de păstrare diferită de cea recomandată, FEASY trebuie contactată pentru a oferi lămuriri cu privire la cerințele specifice de stocare.
- Distrugerea/eliminarea/anonimizarea datelor
Distrugerea/eliminarea/anonimizarea datelor este o componentă esențială în cadrul normelor de stocare a datelor cu caracter personal neutilizate în activitatea viitoare a companiei. Distrugerea/eliminarea/anonimizarea sau anonimizarea datelor asigură utilizarea în mod eficient a datelor colectate în cadrul activității, ceea ce face ca datele prelucrate în mod constant de către FEASY să fie periodic actualizate pentru exactitate.
Compania îi îndrumă în mod special pe angajați (sau pe colaboratori) să nu distrugă/elimine/anonimizeze date care încalcă această Politică. Distrugerea/eliminarea/anonimizarea datelor pe care un angajat (sau colaborator) le poate consideră dăunătoare pentru companie sau distrugerea datelor în încercarea de a ascunde o încălcare a legii sau a prevederilor prezentei Politici sunt demersuri în mod explicit interzise.
Când perioada de retenție expiră, compania trebuie să elimine/distrugă/anonimizeze în mod activ datele acoperite de această Politică. Dacă un angajat (sau un colaborator) care are acces la datele personale prelucrate consideră că anumite date nu ar trebui să fie distruse, eliminate sau anonimizate, acesta/aceasta ar trebui să contacteze superiorul direct, Responsabilul cu Protecția Datelor sau în lipsa acestuia, managementul companiei, astfel încât să poată să fie luată în considerare o excepție de la regulile instituite în prezenta Politică. Întrucât această decizie are implicații juridice pe termen lung, excepțiile vor fi făcute doar de un membru sau de către membrii echipei de conducere a companiei împreună cu Responsabilul cu protecția datelor desemnat.
9. Solicitările de ștergere a datelor
Puteți solicita ștergerea datelor cu caracter personal trimițând un e-mail susmenționată în care trebuie să precizați următoarele:
– Datele voastre de contact pentru transmiterea răspunsului/punctului de vedere al companiei;
– Numele;
– Activitățile de prelucrare prin care datele au fost colectate sau procesate (campanii de marketing și promovare, promoții, înregistrarea pe SITE, etc.);
– Tipul datelor colectate sau prelucrate pe care doriți să le ștergem;
– Numărul total de înregistrări care considerați că trebuie șterse.
Termenul de răspuns la solicitarea transmisă este conform Regulamentului General privind Protecția Datelor de maxim o lună de zile (convențional stabilim 30 de zile calendaristice) de la data transmiterii solicitării. În măsură în care, complexitatea solicitării transmise implică necesitatea prelungirii termenului de răspuns pentru o perioadă care nu va depăși 30 de zile lucrătoare de la data transmiterii acesteia. În acest sens, un reprezentant al companiei vă va comunica situația solicitării transmise.
În măsura în care solicitarea transmisă, se va soluționa după evaluarea acesteia în cadrul FEASY cu ștergerea datelor dumneavoastră, vom trimite în atenția voastră un document care reprezintă punctul de vedere al companiei cu privire la solicitarea transmisă și acțiunile întreprinse, prin mijlocul de comunicare agreat. Documentul va cuprinde cel puțin următoarele informații:
– Scopul/scopurile pe bază pentru care datele au fost prelucrate;
– Date care au fost șterse/eliminate/distruse/anonimizate și activitatea de prelucrare din cadrul FEASY de care acestea au aparținut;
– Numărul de înregistrări eliminate.
Documentul fizic transmis, este semnat de un reprezentant al FEASY și este stocat și scanat în format fizic, pentru o perioadă de 3 ani de la data transmiterii notificării, urmând ca după această perioadă documentul original să fie distrus și reciclat. Dacă punctul de vedere va fi transmis prin email, acesta va fi stocat pe serverele companiei o perioadă de 3 ani de la data transmiterii acestuia către UTILIZATOR pe adresa de mail furnizată, apoi va fi șters.
Dacă trimiteți către FEASY o solicitare de acces la activitățile de prelucrare ale datelor dumneavoastră personale pentru a primi informații, vă rugăm să aveți în vedere că, din cauza procesării continue a datelor voastre personale și luând în considerare rutina stabilită în sistemele noastre informatice pentru ștergerea informațiilor prelucrate în condițiile Politicii de retenție (stocare) a datelor, ne angajăm să vă menținem datele actualizate și exacte în orice moment. Astfel, această procesare de rutină poate implica modificarea sau ștergerea informațiilor personale pe care le procesăm, după ce ați trimis o solicitare către noi. În acest caz, FEASY va furniza informațiile pe care le deține în momentul transmiterii răspunsului, chiar dacă acestea vor fi diferite de informațiile stocate la data trimiterii solicitării. Rețineți că ștergerea datelor voastre personale este o procedură pe care FEASY ar fi efectuat-o chiar dacă nu ați fi trimis solicitarea.
10. Dezvoltare continuă
Perioadele de stocare (retenție) vor fi menținute de către FEASY care va efectua modificări, completări și actualizări, ori de câte ori legislația, orientările Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu caracter Personal sau anumite modificări organizaționale sau structurale ale FEASY, impun aceste schimbări.
11. Actualizări
politica noastră de retenție (stocare) a datelor personale poate fi modificată din când în când (în general, pentru a respecta legislația și practicile privind protecția datelor). Versiunile actualizate vor fi publicate pe pagina noastră web, iar în măsura în care modificările/completările/actualizările, sunt de natură a va afecta considerabil din punct de vedere juridic, vă notificăm punctual, utilizând mijloacele de contact primite de la UTILIZATORI sau BENEFICIARI sau ANGAJATORII parteneri.
© FEASY – Versiune: Iunie 2020